Prozess- und Changemanagement (PCM)

Lerneinheit 09 - Forum C

Prozess- und Changemanagement (PCM)

Lerneinheit 09 - Forum C

Das Modul "Prozess- und Changemanagement wird im SS 2022 nicht durchgeführt sondern voraussichtlich erst wieder im WS 2022/23 angeboten. Die vorliegenden Seiten zeigen die ursprüngliche Planung des Moduls für das laufende Sommersemester 2022.

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Vor- und Nachteile der Standardisierung

Wesentlicher Bestandteil des "Act"-Schritts im PDCA-Zyklus ist die Standardisierung. Durch Standards soll ein wiederholtes Auftreten des ursprünglichen Problems verhindert werden. Ein häufiges Hilfsmittel dazu ist das "Standardarbeitsblatt". Diskutieren Sie Voraussetzungen, Vorteile und mögliche Probleme oder sogar Nachteile einer solchen Standardisierung?

Diskussionsbeiträge

Siegfried Seibert am 29.01.2021 19:30 Uhr

Einladung zur Beteiligung

Bitte beteiligen Sie sich an der Beantwortung der Frage und posten während der Laufzeit vom Mittwoch 03.02.2021, 12:00 Uhr bis zum Mittwoch 10.02.2021, 16:00 Uhr einen Beitrag.

Gute und sehr gute Diskussionsbeiträge zu dieser Frage. Auch bei - in zwei Fällen - fachlich fehlerhaften Beiträgen werden diese gut argumentiert. Wünschenswert wäre, wenn häufiger Quellen benannt würden.

Sebastian Weber am 03.02.2021 16:05 Uhr

Standardarbeitsblatt als Ergänzung zur bereits existierenden Arbeitsanweisung

Als Voraussetzung für ein Standardarbeitsblatt müsste, meiner Ansicht nach, eine bereits umfangreichere Arbeitsanweisung (AA) mit mehreren Bildern und mehr Text als Beschreibung der einzelnen Schritte des Prozessablaufes als Grundlage vorhanden sein. Unter einem Standardarbeitsblatt stelle ich mir eine sinnvolle übersichtliche Zusammenfassung einer bereits existierenden AA, beispielsweise zu einer Station einer Montagelinie vor. Dabei würde ich als besonderen Vorteil, die übersichtliche Darstellung der Besonderheiten an dieser Station, in einem Standardarbeitsblatt, beurteilen, mit Antworten auf die Frage: „Was ist bei diesem Prozess besonders zu beachten?“ Dann wäre ein solches Standardarbeitsblatt eine sinnvolle ergänzende, übersichtliche Zusammenfassung zur bereits bestehenden AA, um (neue) Mitarbeiter für die Tätigkeiten an der Station zu sensibilisieren, damit weniger Fehler und somit kostenverursachende Stillstände entstehen. Zudem würde ich bei Standardarbeitsblättern einen weiteren Vorteil darin sehen, dass damit Verbesserungsvorschläge sowie -umsetzungen im Prozessablauf, die durch die PDCA-Steuerung im Shopfloor-Management erarbeitet werden, zuerst übersichtlich in Standardarbeitsblättern mit Datum dokumentiert werden können, damit diese nicht vergessen werden und später in den AA aktualisiert werden können. Als eher problematisch würde ich die Situation beurteilen, in Bezug auf eine fehlerbehaftete Bedienung, wenn einem neuen Mitarbeiter als Einweisung, beispielsweise an einer Station einer Montageline, ausschließlich das Standardarbeitsblatt zur Verfügung gestellt werden würde. Meiner Meinung nach kann das Durchlesen eines Standardarbeitsblattes nicht die Einweisung durch erfahrenes und geschultes Personal ersetzen.

Das hier geäußerte Verständnis zum Standardarbeitsblatt (SAB) als ergänzendes Dokument zu einer Arbeitsanweisung entspricht nicht dem Verständnis des Shopfloor Management, da damit der Dokumentationsaufwand erheblich ansteigen würde ohne dass sich eine wesentliche Nutzensteigerung ergäbe. Das SAB sollte ausführlich genug für ein grundlegendes Prozessverständnis sein. Wenn das im Rahmen eines SAB nicht möglich ist, kann es im Ausnahmefall ggf. durch detailliertere Dokumente ergänzt werden (siehe z.B. http://taegliche-verbesserung.de/einsatz-der-standard-arbeits-blaetter/), aber nicht umgedreht.

Julian Albert am 03.02.2021 16:19 Uhr

Standardisierung in Bezug auf das Hilfsmittel Standardarbeitsblatt; Voraussetzung, Vorteil und mögliches Problem (Aktualisierung)

Eine wesentliche Voraussetzung für eine erfolgreiche Verwendung des Standardarbeitsblattes ist die kontinuierliche Anpassung der Arbeitsblätter, um alle Mitarbeiter auf dem aktuellsten Stand zu halten und sinnvolle Verbesserungsvorschläge direkt in die Prozesse zu integrieren. Dadurch erhalten die Mitarbeiter auch direkt Feedback, ob ihr Verbesserungsvorschlag angenommen wurde. Außerdem motiviert man mit regelmäßigen Aktualisierungen die Beschäftigten sich aktiv mit Verbesserungsvorschlägen auseinanderzusetzen und ihren Teil zur Optimierung beizutragen.

Der größte Vorteil dieser Methode liegt meiner Meinung nach bei der Standardisierung der einzelnen Tätigkeiten. Dadurch dass alle Mitarbeit dieselben Tätigkeiten ausführen kommt es zu einer geringeren Fehleranfälligkeit, denn es ist jede Tätigkeit genaustens definiert. Falls doch Fehler auftauchen können diese im Anschluss durch Verbesserungsvorschläge aufgezeigt und in Zukunft vermieden werden. Es kommt daher zu weniger Prozessausfällen bzw. Prozessfehlern.

Es können auch Probleme bei der Integration dieses Hilfsmittels eintreten. Beispielsweise kann ein Mitarbeiter das Standardarbeitsblatt als eine Art Einschränkung der eigenen Tätigkeit empfinden, da in dem Standardarbeitsblatt jeder Tätigkeitsschritt angegeben wird, an dem sich der Beschäftigte orientieren muss. Dieses Problem könnte wie folgt gelöst werden. Bei der Einführung der Standardarbeitsblatt-Methodik sollten Verantwortliche und Vorgesetzte den Beschäftigten verdeutlichen, dass Veränderungen zur Verbesserung der Qualität oder des Arbeitsprozesses stets erwünscht sind. Damit erzielt man zusätzlich eine Erhöhung der Anzahl von Verbesserungsvorschlägen für das vorhandene Standardarbeitsblatt. Ein möglicher Nachteil dieser Methodik wäre also die Verminderung der Arbeitsmotivation, welche bei schlechter Kommunikation zwischen den Verantwortlichen und den Beschäftigten entstehen könnte. Die Kommunikation mit dem Umgang des Hilfsmittels Standardarbeitsblatt sollte also stets ausreichend erläutert werden.

Jacqueline Dexheimer am 03.02.2021 18:39 Uhr

Vor- und Nachteile der Standardisierung im Hinblick auf Standardarbeitsblätter

Wie Herrn Albert schon verdeutlicht, ist eine kontinuierliche Verbesserung und Anpassung der Standardarbeitsblätter ist eine sehr wichtige Voraussetzung. Damit bilden sie die Grundlage für das KVP Vorschlagswesen und 5 S Kampagnen und sorgen somit zu einer Steigerung der Produktivität. Jedoch sollte der Aufwand der kontinuierlichen Verbesserung und der Pflege der Dokumente nicht unterschätzt werden. Vorteilhaft an einer sehr detaillierten Prozessbeschreibung ist die Sicherung der Qualität in den Arbeitsprozessen, die so selbst durch einen Krankheitsfall oder einem Mitarbeiterwechsel weiter gewahrt werden kann. Das ist aber nur möglich wenn die komplexen Arbeitsprozesse wirklich übersichtlich beschrieben und zusätzlich mit Bildern visualisiert sind.

Der Nachteil liegt darin, dass diese Standardarbeitsblätter einen sehr begrenzten Anwendungsbereich haben. Diese Form der Standardisierung kann größtenteils nur bei wiederholenden Tätigkeit angewendet werden. Die Arbeitsprozesse die einen hohen Individualisierungsgrad aufweisen, lassen sich nicht einfach beschreiben und vereinheitlichen.

Philipp Reiling am 04.02.2021 13:09 Uhr

Voraussetzung, Probleme/Risiken und Vorteile von Standardisierung und Standardarbeitsblättern

Die wichtigste Voraussetzung, die für den Einsatz von Standardarbeitsblättern gegeben sein muss, ist, dass die zu beschreibende Tätigkeit auch standardisierbar ist. Dies wurde bereits von Frau Dexheimer angesprochen, in dem Sie den begrenzten Anwendungsbereich der Standardarbeitsblätter als nachteilig hervorgehoben hat. Standardarbeitsblätter können nur eingesetzt werden, wenn die Tätigkeit auf immer wiederkehrenden Arbeitsabläufen beruht.

Ein Einsatz wäre in den Bereichen der Produktion oder Montage denkbar, wenn es sich dabei um eine Massen- oder auch Serienfertigung handelt. Für Einzelfertigungen, d.h. die einmalige Herstellung eines Produktes ist eine Standardisierung der Tätigkeiten durch ein Standardarbeitsblatt nicht umsetzbar. Aber auch innerhalb einer Serienfertigung können Probleme bei der Standardisierung auftreten, wenn die Produkte zwar auf derselben Anlage hergestellt bzw. in derselben Linie montiert werden, sich die Bearbeitung bzw. die Montagetätigkeiten aber für verschiedene Produkte stark unterscheiden. Hier muss dann unter Umständen ein Standardarbeitsblatt für jede Serie erstellt und ausgehängt werden, was zu einem erhöhten Aufwand führt.

Ein weiteres Risiko, das mit der Standardisierung einer Tätigkeit durch ein Standardarbeitsblatt einhergeht, ist, dass die eingesetzten Mitarbeiter die Arbeitsblätter zwar zur Kenntnis nehmen, sich aber nicht an die standardisierten Vorgaben zu ihrer Tätigkeit halten. Dies kann unter Umständen daraus resultieren, dass die Standardisierung einen gefühlten Mehraufwand für die Mitarbeiter bedeutet oder Sie weiter nach alten Gewohnheiten arbeiten. Um dies zu verhindern, muss in der Kommunikation mit den Mitarbeitern die Wichtigkeit der Standardarbeitsblätter im Bezug auf die Zielerreichung hervorgehoben werden. Des Weiteren kann die Einhaltung durch eine stichprobenartige Überprüfung sichergestellt werden.

Es wird deutlich, dass der Einsatz von Standardarbeitsblättern nur unter bestimmten Voraussetzungen erfolgen kann. Sind diese Voraussetzungen allerdings gegeben, ergeben sich daraus einige Vorteile. Ist eine Tätigkeit klar definiert, kann so sichergestellt werden, dass mit fast gleichbleibender Qualität gearbeitet wird. Treten in diesem Fall trotzdem starke Qualitätsunterschiede auf, so ist dies ein Indikator dafür, dass die Ursache nicht am eingesetzten Personal oder der aktuellen Schicht liegt, sondern vielmehr Probleme im definierten Ablauf der Tätigkeit oder Probleme von vorangelagerten Stellen für die ungleichmäßige Qualität verantwortlich sind. Vorausgesetzt natürlich, die eingesetzten Mitarbeiter halten sich an die vorgegebene Standardisierung ihrer Tätigkeit.

Umfassende und differenzierte Darstellung wichtiger Gesichtspunkte.

Lennart Rüthers am 08.02.2021 15:01 Uhr

Wie Standardisierung auch in komplexen Umgebungen stand hält

Standardisierung macht die Produktion in vieler Sicht einfacher und kann auch die Produktivität steigern, indem die einzelnen Schritte leicht und verständlich sind. Das wurde auch schon von einigen Kommilitonen vor mir ausführlich erklärt. Ein passendes Beispiel für Standardisierung ist die Automobilproduktion von Henry Ford. Zu dem Zeitpunkt hat das viele Vorteile mit sich gebracht, was ich aber für heutige Zeiten als veraltet ansehe. Ein Standardarbeitsblatt ist hilfreich, wenn sich ein Arbeitsprozess nur selten verändert oder stetig gleichbleibt. Die meisten Produktionen sind sehr komplex und würden einen immensen Dokumentationsaufwand beinhalten. Weit aus besser geeignet wäre ein IT-System, welches alle aktuellen Aufträge für die Produktion gespeichert hat. Bei dem der Mitarbeiter nur eine Auftragsnummer einscannen/ eintippen muss und ihm dann alles Schritt für Schritt aufgelistet wird. So kann es bei einer hohen Variantenvielzahl nicht zu Verwechslungen kommen und auch neue Mitarbeiter finden sich leicht zurecht.

Standardarbeitsblätter bilden somit das Fundament, um Fehler in seiner Produktion zu minimieren und die Effizienz zu steigern. Mitarbeiter fühlen sich schnell gelangweilt, wenn sie immer die gleiche stupide Arbeit verrichten. Damit das nicht dazu führt, dass sie unproduktiv werden oder Fehler machen, da sie unachtsam waren, sollten sie durch abwechslungsreiche Arbeit ausgelastet werden. Um das zu gewährleisten, ist ein umfangreiches System mit digitalisierten Standardarbeitsblättern zu verwenden. Es kann ständig aktualisiert werden und außerdem kann man auch Montagevideos einfügen, damit sich der Mitarbeiter gut zurechtfindet, falls er länger einen Arbeitsschritt nicht mehr gemacht hat.

Quellen https://www.timo24.de/blog/optimierung-durch-prozess-standardisierung-9-2/ Stand 08.02.2021

Felix Stumpf am 08.02.2021 15:02 Uhr

Standardisierung - Kritik und Verbesserungsmöglichkeiten bezüglich fehlender Flexibilität

Das Prinzip der Standardisierung ist heute in modernen Produktionsprozessen nach dem Vorbild „Lean Production“ allgegenwärtig und stellt ein elementares Gestaltungsprinzip nach Richtlinie VDI 2870 „Ganzheitliche Produktionssysteme“ dar. Die Vorteile sind zahlreich und wurden von meinen Vorrednern detailliert beleuchtet. [1]

Ein jedoch häufig eingewendeter Kritikpunkt, auf den ich im Folgenden genauer eingehen möchte, ist die fehlende Flexibilität. Standards setzen gleichbleibende Verhältnisse und Abläufe voraus und Veränderungen der Standards verlaufen eher träge. Ein Ansatz, der mehr Flexibilität bieten soll, aber dennoch die Vorteile der Standardisierung erhält, ist die Idee der „flexiblen Standardisierung“. Dabei wird die Vorstellung geprägt, dass Standards nur vorübergehend anzusehen sind, um das aktuelle Qualitäts- und Leistungsniveau zu halten, vergleichbar mit einem „Standardisierungskeil“ (siehe Abb. [2]). Verändern sich nun die Randbedingungen oder die Effizienz wird mit einem PDCA-Zyklus gesteigert, wird die Standardisierung auf die Verbesserungen angepasst und somit bildlich gesprochen der Erfolg durch flexibles Verschieben des Keils gesichert. Gemäß dem Ziel einer kontinuierlichen Verbesserung sollten die Standards von den Mitarbeitern eigenständig untersucht und optimiert werden. Für diesen Anpassungs- und Weiterentwicklungsprozess muss jedoch auch ein Standardvorgehen geregelt sein, wer über das Etablieren neuer Standards entscheidet und wie Änderungen bekannt gemacht werden, damit der Erfolg verbesserter Standards nachhaltig gesichert ist. [1]

Quellen:

[1] Lennings, Frank; Baszenski, †Norbert (2016): Standardisierung. In: 5S als Basis des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses. Berlin, Heidelberg: Springer Berlin Heidelberg (ifaa-Edition), S. 15–22. [2]

Aufruf: 08.02.2021

Julian Wald am 10.02.2021 11:06 Uhr

Voraussetzungen und Chancen einer Standardisierung durch das Standardarbeitsblatt

Ein Standardarbeitsblatt bietet eine gute Möglichkeit einen Arbeitsschritt zu dokumentieren, um diesen immer wieder auf die gleiche optimierte Weise durchzuführen. Hierbei sind jedoch zunächst die Vorraussetzungen an eine Standardisierung zu prüfen, welche im Verlauf der Forumsdiskussion bereits genannt wurden. Die wichtigsten Kriterien sind meiner Ansicht nach die generelle Standardisierbarkeit von Prozessen und die kontinuierliche Pflege der Dokumentation, um diese aktuell zu halten. Eine Produktion von Produkten der Losgröße 1 lässt sich jedoch nur bedingt in Teilprozessen standardisieren.

Sind die Vorraussetzungen gegeben, können sich neben den hier bereits genannten Vorteilen weitere positive Effekte ergeben. So kann zum Beispiel durch die sich ergebende Möglichkeit der flexiblen Einsetzung von Mitarbeitern eine Kostenersparnis erzielt werden. Da beispielsweise einzelne Prozessschritte und Methoden in der Produktion Standardisiert sind, können ausfallende Mitarbeiter so relativ einfach ersetzt werden. Dies gelingt jedoch nur mit einem einheitlichen Prozessverständnis und einer einheitlichen Prozesssprache, die in der gesamten Produktion eingesetzt wird. Ein weiterer entscheidender Vorteil liegt in der Vergleichbarkeit von Prozessen. So können diese bei Abweichungen von gewünschten Werten mit geringem Aufwand analysiert und vergleichen werden und entsprechende Maßnahmen getroffen werden.

Ein ausschlaggebendes Argument, was gegen eine Standardisierung spricht und hier meiner Meinung nach noch nicht deutlich genug hervorgehoben wurde ist allerdings die Einschränkung der Selbstständigkeit von Mitarbeitern. Die Entwicklung von Workflows durch unmittelbar am Arbeitsschritt Beteiligte wird hierdurch nur bedingt gefördert und durch die Vorgaben on “Oben” eher gebremst. Mitarbeiter sollten selbst, trotz Standardisierung, die Möglichkeit haben kreative Lösungen zu entwickeln und in der Produktion zu etablieren. Jedoch ist es sinnvoll die so erarbeiteten Verfahren anschließend in einem Standardarbeitsblatt festzuhalten.

Der Beitrag enthält neben interessanten Aspekten leider auch Punkte, die so nicht zutreffen: (1) Auch bei Losgröße 1 gibt es viele wieder holende Prozessschritte, die standardisiert werden können. (2) Der Einsatz des SAB erfolgt im KVP nicht von oben nach unten, sondern unter Mitarbeit oder zumindest Beteiligung der betroffenen Mitarbeiter.

Nico Huhn am 10.02.2021 13:43 Uhr

Einführung von Standardarbeitsblättern mit Blick auf den Wandel der Unternehmensumgebung

In einer bereits von Standardisierungen geprägten Wirtschaft finden auch Standardarbeitsblätter als Standards aus Lean-Sicht in vielen Bereichen begründet Anwendung. Ein entscheidender Faktor dafür, wie sinnvoll die Anwendung von Standardisierungen wie Standardarbeitsblättern in Unternehmen ist, kann die Geschwindigkeit der Entwicklung der Unternehmensumgebung und deren Anforderungen an das Unternehmen sein. Wie in dem Schaubild, welches in dem Beitrag meines Kommilitonen Felix Stumpf vom 08.02. sehr anschaulich dargestellt ist, bildet die Standardisierung durch Standardarbeitsblätter den nach aktuellem Kenntnisstand besten Zustand des betrachteten Arbeitsprozesses ab und sichert diesen gegen eine Verschlechterung. Mit der übersichtlichen und einheitlichen Darstellung der Unternehmensprozesse in Form von Standardarbeitsblättern fällt es den Mitarbeitern leichter die Prozesse zu verstehen und diese effizient durchzuführen. Dies bedeutet somit zwangsläufig eine stetige (aber unter Umständen langsamere) Verbesserung von Prozessen und Arbeitsbedingungen. Dennoch schränkt diese Form der Standardisierung die Kreativität in der Durchführung der Prozesse ein. Wenn sich nun in einem Unternehmen die Umweltbedingungen schnell wandeln, und die Unternehmung schnell reagierende Prozesse benötigt, um konkurrenzfähig zu bleiben, kann ein Standardarbeitsblatt die Spielräume zur Entwicklung und Erprobung neuer Standards einschränken und dem rasanten Wandel im Weg stehen.

Quellen:

[1] Sandrock, S. "8.4 Standardisierung von Prozessen zur Unterstützung der Arbeitsausführung." ifaa-Edition: 2015, S. 124-128 [2] Bertagnolli, Frank. "Standardisierung." Lean Management. Springer Gabler, Wiesbaden, 2020. S. 135-153.

Sehr gute Argumentation mit Quellenangabe.

Natalie Abakumov am 10.02.2021 14:13 Uhr

Vor- und Nachteile der Standardisierung

Der Einsatz von Standardarbeitsblättern ist bei sich häufig wiederholenden und gleichbleibenden Tätigkeiten am besten geeignet, wie Beispielsweise in der Serienfertigung. Die Erstellung sollte am sinnvollsten durch die verantwortlichen Mitarbeiter sowie Teamleiter erfolgen und durch andere Mitarbeiter auf Verständlichkeit geprüft werden. Zudem müssen die Standardarbeitsblätter regelmäßig nach dem neusten Technologiestand aktualisiert werden. Ist dies aufgrund von mangelnden Ressourcen nicht möglich, beispielsweise zu wenig Personal oder Zeitmangel, so kann sich der Einsatz negativ auf den Prozess auswirken. In so einem Fall ist kein Vorschritt und keine Qualitätsverbesserung möglich, denn man folgt ständig den gleichen alten Abläufen ohne den Prozess zu hinterfragen. Die Kreativität der Mitarbeiter wird eingeschränkt und es führt zu Unzufriedenheit und Stillstand der Verbesserung. Die Standardarbeitsblätter bringen aber bei richtigem Einsatz und unter Beachtung der Rahmenbedingungen jedoch auch viele Vorteile. Neue Mitarbeiter können schneller in den Prozess einsteigen bzw. schneller Eingelernt werden. Die Fehlerquote kann minimiert werden, sowohl durch Kontrolle bei der Durchführung der Tätigkeit als auch bei späterer Fehlersuche. Die zuständigen Mitarbeiter, die die Standardblätter erstellen, können motiviert werden mehr Verbesserungsvorschläge zu machen, da sie direkt in den Prozess eingehen.

Auch hier sehr gute Argumentation, obwohl das bei acht Beiträgen vorher gar nicht mehr so einfach ist.