Einladung zur Beteiligung

Bitte beteiligen Sie sich an der Beantwortung der Frage und posten während der Laufzeit vom Donnerstag 01.01.1970, 00:59 Uhr bis zum Donnerstag 01.01.1970, 00:59 Uhr einen Beitrag.

Widerstände bei der Einführung der 5S-Methode

Der Grundgedanke der 5S-Methode ist es, Effizienz, Qualität, Ordnung, Sauberkeit und Sicherheit auf ein höheres Niveau zu bringen. Bei der Einführung der 5S-Methode gibt es bestimmte Prinzipien, die eingehalten werden müssen, zum Beispiel gibt es genau ein Platz für einen Gegenstand. Diese Prinzipien ermöglichen, dass keine Zeit für das Suchen von Gegenständen verschwendet wird. Wenn ich kurz nach dem Studium in einem Sondermaschinenbau-Unternehmen mit etwa 120 Mitarbeitern tätig sein werde und als Einsteiger direkt neue Veränderungen durchsetzen möchte, werde ich definitiv von bereits erfahrenen Mitarbeitern kritisiert werden. Zum einem wird mir vorgeworfen werden, dass ich als Einsteiger zu wenig Berufserfahrung habe, um solche Maßnahmen durchsetzen zu können. Und zum anderen werde ich dafür kritisiert, dass ich ihren gewohnten Arbeitsplatz verändere. Allerdings sind das normale Reaktionen. Da Menschen von Gewohnheiten geprägt sind, ist es eine Herausforderung, sich mit neuen Arbeitsstrukturen vertraut zu machen. Mit Hilfe einer sorgfältigen Planung könnte ich die Widerstände der Mitarbeiter minimieren. Mein Ziel ist es, in einem Kick-off Event die Mitarbeiter über den bisherigen Ist-Zustand zu informieren und anschließend von den Unternehmensvisionen zu überzeugen und motivieren. Weiterhin werde ich verdeutlichen, dass wir nur gemeinsam als Team diese Ziele erreichen werden.

https://www.weka.de/qualitaetsmanagement/5s-methode-einfuehren/

Welche Widerstände gegen 5S wirken könnten

Mitarbeiter meinen keine Zeit zu haben für 5S- Methoden

Zunächst handelt es sich bei 5S um kein einmaliges Projekt, welches durchgeführt und abgehakt wird. Es geht darum eine dauerhafte, effiziente, zeitsparende und routinierte Prozessoptimierung zu gestalten. Benutzte Werkzeuge richtig zurücklegen, Arbeitsplatz sauber halten, Maschinen regelmäßig warten, dafür muss sich jeder Mitarbeiter täglich Zeit reservieren und zur Verfügung gestellt bekommen. Denn durch effiziente Abläufe lässt sich nun mal Zeit einsparen. Lösung: Das Problem kann man beispielsweise sinnvoll lösen, indem man einfach selbst als erster mit anpackt und so eine gute Stimmung im Betrieb verbreiten kann.

Mitarbeiter haben Probleme sich vom Überschüssigen zu trennen

„Das brauche ich noch!“ Man kennt diesen Einwand sowohl zu Hause beim Ausmisten, als auch im Betrieb am Arbeitsplatz. So erfahren Mitarbeiter das Gefühl ihnen etwas weggenommen zu werden, was folglich zu Barrikaden und zu lautstarken “Protest“ führen könnte Lösung: Das Problem durch einfache zeitliche Rückstellung gelöst werden. Man einigt sich mit dem Mitarbeiter, dass die von ihm als notwendig erachteten Werkzeuge/ Gegenstände für eine gewisse Zeit in einem Karton an einem speziellen Ort verstaut werden. Der Mitarbeiter kann jederzeit darauf zurückgreifen, falls es nach z.b. sechs Monaten nicht sonderlich gebraucht wurden, wird es entsorgt.

Einige Mitarbeiter tun sich sehr schwer

Jeder Mensch ist anders und tut sich entsprechend schwerer oder leichter mit Veränderung. Ein sogenanntes Mentoring - System soll die Implementierung der 5S, gemeinsam mit dem einem oder mehreren Mitarbeitern zusammen begleiten. Bei täglichen Morgenbesprechungen kann man in Form von kleinen Briefings erfragen: „Wo stehen wir?“ / „Was steht heute auf dem Plan“? / „Wer braucht Unterstützung“? Ohne Führungsexpertise und einer bestimmten Art von Konsequenz des Mentors oder Mentoren klappt es nicht! Geht man dieses Problem, daher in einer überschaubaren Gruppe an, so wirkt sich die Gruppendynamik schnell auf das Verhalten jedes Einzelnen aus. Jeder Mitarbeiter wird dadurch mitgezogen und fühlt sich nicht im Stich gelassen.

Welche Widerstände gegen 5S wirken könnten

Im vorherigen Beitrag erwähnte Herr Bajkovski bereits die Ziele der 5S Methode und mögliche auftretende Widerstände aufgrund von meiner unerfahrenen Position als Neueinsteiger. Dem möchte ich hinzufügen, dass neben der Problematik der Akzeptanz, es auch zu einer generellen Abneigung der Veränderungen geben könnte. Für viele Arbeiter ist es schwierig sich an neue Strukturen zu gewöhnen und sehen sie als zu Zeitaufwändig und ineffektiv. Denn die Einführung und Umsetzung der Herstellung eines effizienten, sauberen und optimalen Arbeitsplatzes braucht Zeit. Werkzeuge müssen dabei an gleiche Orte und Stellen gelegt, gesäubert und gewartet werden. Viele Mitarbeiter sind dabei der Meinung über diesen täglichen zusätzlichen Zeitaufwand nicht zu verfügen. Meist werden diese Aufstände von langjährigen, erfahrenen Mitarbeiter aus der Produktion kommen, da diese im direkten Kontakt mit den Veränderungen stehen.[1] Um diesen Widerständen entgegenzuwirken muss es mir gelingen die Ziele und Vorteile, insbesondere diese, die einen direkten Nutzen für die Mitarbeiter darstellen, dieser Methode zu vermitteln. Dazu bedarf es der Einbeziehung der Mitarbeiter. Für diese Verwirklichung könnte ich zuerst könnte ich zwei bis drei Tage direkt in der Produktion mitarbeiten, um die bisherigen Abläufe des Ist-Prozesse besser zu verstehen und in das Produktionsteam integriert zu werden. Zudem ginge meine Stellung, des neuen, unerfahren Mitarbeiter zurück. Im Folgenden würde ich einen 5s-Workshop durchführen, indem, zusammen mit den Mitarbeitern aus der Produktion, die Arbeitsplätze gemeinsam aufgeräumt wird und ein neues Konzept erarbeitet werden. [2]

  https://www.standfest-enterprise.at/schluss-mit-dem-chaos-am-arbeitsplatz/ (10.02.2021)
  Pautsch; Gorecki (2014): Praxisbuch Lean Management: Der Weg zur operativen Excellence

Widerstände durch Information, Beteiligung und Motivation bekämpfen

Da das Unternehmen einen kooperativen Führungsstil hat, werden die meistens Widerstände von Mitarbeitern aus der Fertigung/ Produktion stammen (wie auch in diesem Forum öfters beschrieben). Hierbei wird es sicherlich alle Arten von emotionaler Reaktion geben: Wut, Schock, Verweigerung und Angst. Dies erfordert eine große Bandbreite an Maßnahmen.

Zunächst ist es wichtig die Betroffen zu Beteiligten zu machen. Das wird durch frühzeitige und offene Information aller Betroffenen möglich. Wichtig ist auch, dass man die Zielsetzung und die Vorteile des Wandels unterstreicht und auch auf Anregungen und Diskussionen der Mitarbeiter eingeht. Damit diese den Eindruck gewinnen sie sind aktiv bei dieser Änderung beteiligt. Dafür sind beispielsweise Workshops, Gespräche/ Tipps von einem Experten, Kudo-Wall (Feedbackwand) oder regelmäßige Review-Meetings zu empfehlen. Das ist gerade bei der 5S-Methode wichtig da diese den Arbeitsplatz der Betroffen nachhaltig ändert. Wichtig ist ebenfalls erste Erfolge und Ergebnisse zu kommunizieren und zu feiern bspw. durch ein kleines Event (Feierabendbier und Pizza), um die Mitarbeiter zu motivieren und den kooperativen Führungsstil zu unterstreichen.

Widerstand auf Organisationsebene

Wie durch die vorherigen Kommentare schon deutlich geworden ist, wird der größte Widerstand von der Fertigung ausgehen, da der Führungsstil des Managements kooperativ ist und die Veränderungen in dieser Abteilung am deutlichsten spürbar sein werden.

Neben den bereits angesprochenen Widerständen auf der Ebene des Individuums, wie z.B. der Widerstand durch Gewohnheit, sind auch Widerstände auf der Organisationsebene denkbar. Organisationen setzen sich aktiv gegen Veränderungen zur Wehr, da sie von Natur aus konservativ sind. Ein Beispiel hierfür ist die strukturbedingte Trägheit. Organisationen besitzen eigene stabilitätssichernde Mechanismen, die durch bestimmte Verhaltensweisen vermittelt und vorgegeben werden, beispielsweise durch Arbeitsbeschreibungen oder Regeln im Fertigungsbereich. Wenn nun die Notwendigkeit zur Veränderung innerhalb des Unternehmens auftritt, wirkt die selbst geschaffene strukturelle Trägheit als Gegengewicht zum Veränderungsprozess und verlangsamt diesen. [1]

Um dennoch einen Wandel zu vollziehen kann man sich am Modell nach Lewin orientieren. Zunächst sollten im "Unfreezing"-Schritt die alten Verhaltensweisen aufgebrochen und neue Verhaltensweisen kommuniziert werden, alte Verfahrensweisen und Arbeitsbeschreibungen werden also verworfen und neue werden mitgeteilt und beworben. Hierbei ist es wichtig, die Mitarbeiter von der Dringlichkeit und Notwendigkeit der Veränderung zu überzeugen. Das gelingt am besten durch Aufzeigen der entstehenden Vorteile. Im "Moving"-Schritt folgt die praktische Umsetzung dieser neuen Verhaltensweisen und Regeln. Durch Training und Schulungen werden die Mitarbeiter abgeholt und für die notwendigen Veränderungen sensibilisiert. Im abschließenden "Unfreezing"-Schritt werden die neuen Verhaltensweisen in den Organisationsrichtlinien fest verankert, was sie von diesem Zeitpunkt an zum Standard innerhalb des Unternehmens macht. Hierdurch wird jedoch erneut strukturbedingte Trägheit geschaffen, die im Zuge der nächsten Veränderung wieder aufgebrochen werden muss. Durch eine gelebte Unternehmenskultur, welche den Mut zur Veränderung bewirbt, könnte die strukturbedingte Trägheit aber auf ein Minimum reduziert werden.

[1] Robbins (2001): Organisation der Unternehmung, S. 635f

Widerstand beim Einführen von 5S

Wie in der Vorlesung besprochen (S.32 LE 10) ist die Veränderungsbereitschaft in der Regel in der mittleren Ebene der Organisation am Geringsten. Das heißt wir reden von Abteilungsleitern und Vorarbeitern, die unter Umständen in Ihren Methoden festgefahren sind und nach Ihrem Selbstbild vermutlich sich selbst für qualifiziert genug halten über neue Veränderungen urteilen zu können. Darüber hinaus sind sie sich Ihres Jobs sehr sicher, sodass eine Angst den Arbeitsplatz zu verlieren ebenfalls nicht vorhanden ist um möglichem Trotz gegenüber Veränderungen entgegen zu wirken. Da es sich in diesem Beispiel um eine Einführung von 5S in einem Sondermaschinenbauunternehmen handelt sind somit besonders die Mitarbeiter der unteren Ebene, die tatsächlich den operativen Geschäftsprozess ausüben von der Veränderung des Arbeitsalltags betroffen. Deswegen halte ich den Widerstand aus dieser Ebene ebenfalls für groß, auch wenn hier mehr die Angst den Arbeitsplatz zu verlieren, wenn man diese Veränderung nicht unterstützt und lebt mehr Wirkung zeigt.

Um die Zweifler aus diesen 2 Unternehmensebenen Aufzutauen ist es wichtig, die Befürworter aus eben diesen Gruppen zu finden und diese in den Change Prozess einzubinden. Denkbar wären z.B. erstmal Pilotprojekte im kleineren Rahmen, deren Positive Ergebnisse man durch Shopfloormanagement (z.B. Anzeigetafeln) präsentiert um Zweifler zu überzeugen sich auf eine Umstellung Ihres Arbeitsalltags einzulassen. Ohne die Überzeugung der Mitarbeiter ist 5S ansonsten zum scheitern verurteilt, denn wie 5S ja auch beinhaltet geht es vor allem um Selbstdisziplin. Selbstdisziplin der Teamleiter die Einhaltung der Maßnahmen vorzuleben und zu überprüfen, genau so wie die Selbstdisziplin der Mitarbeiter ihre Arbeitsplätze nach 5s sauber und ordentlich zu halten.

Sinn und Zweck der 5S-Methode

Die 5S-Methode ist einer der effektivsten Art und Weise, um Mitarbeiter in die Lean-Philosophie mit einzubeziehen. Schnelle Veränderungen führen zu einem Bewusstsein der Eigenverantwortung bzw. ständigen Verbesserung. Die Reaktionen zur Einführung der 5S-Methode sind sehr unterschiedlich und reichen von positiver Zustimmung und Erleichterung bis hin zu Verweigerung und Nichtanerkennung der positiven Veränderungen. Damit die Mitarbeiter offen für Veränderungen sind, müssen folgende Widerstände umgangen werden. Ängste und Unsicherheit sollten von Beginn an durch offene, ehrliche und transparente Kommunikation aufgelöst werden. Dabei ist wichtig, Bewusstsein zu schaffen und positive Beispiele aufzuzeigen. Auch durch Schulungsmaßnahmen, wie beispielsweise die Durchführung einer Lean-Simulation, wird ein gemeinsames Verständnis geschaffen. Die Aufgabe eines Lean-Teams wäre es, die Vorteile der Veränderung in Zeitintervallen sichtbar zu machen. Denn oft vergessen Mitarbeiter schnell, wo sie einst mal waren und welche Unternehmenswerte und Ziele sie verfolgen. Einhaltung von vereinbarten Werten, wie z. B. Respekt, Vertrauen, Wertschätzung, Offenheit, Transparenz, Leistungsanerkennung und Fairness, sind unabdingbar.

Die 5S-Methode sollte nicht nur in den Produktionsabteilungen und Werkstätten umgesetzt werden. Die administrativen Organisationseinheiten sollten mit involviert werden. Man sollte das Gefühl bekommen, dass alle an einem Strang ziehen. Führungskräfte müssen deswegen als Vorbildfunktion agieren. Generell ist es von Bedeutung, dass man Fortschritt erlebt und man Freunde und Spaß an der Veränderung hat. Natürlich wird es Höhen und Tiefen geben, jedoch sollten diese überwunden werden, indem man Zeit und Geduld für die einzelnen Mitarbeiter aufwendet. Durch Visualisierung und Dokumentation an Informationstafel, könnte man Transparenz des Fortschrittes geschaffen werden. Weiterhin wird Mitarbeitern die Möglichkeit geboten, sich Feedback einzuholen und Ergebnisse der vorherigen Woche zu präsentieren. Bedeutend ist hier, dass 5S ein fortlaufender Prozess ist, der sich immer wieder verändert und kein Ende hat. Sinn und Zweck ist es, die Mitarbeiter zu erreichen, zu motivieren und zu begeistern, um somit das Verhalten und das Betriebsklima aber auch die Produktivität zu maximieren.

[https://link.springer.com/chapter/10.1007/978-3-662-49752-4_18]

Widerstände bei der Einführung der 5S-Methode

Neben den durch die Einführung der 5S-Methode zu erwartenden Verbesserungen im Prozessablauf können auch einige Widerstände auftreten, die es zu überwinden gilt. Zum einen ist eine erfolgreiche Umsetzung im Unternehmen, wie in vorherigen Beiträgen bereits mehrfach erwähnt, von der Veränderungsbereitschaft und Motivation der Mitarbeiter abhängig. Doch auch wenn diese gegeben ist, lassen sich Änderungen auf Grund der Gewohnheit nur sehr langsam etablieren. Dies lässt sich auch im Alltag durchaus beobachten, wenn man die gewohnte Anordnung oder den festen Platz von Gegenständen verändert.

Da im Unternehmen bis jetzt kein Prozessmanagement angewendet wird und Arbeitsschritte nicht standardisiert sind, können auch hier zukünftig Konflikte auftreten. Werkzeug, welches den Arbeitsschritten entsprechend platziert wurde, befindet sich nun an einem optimalen Platz für eine geeignete Reihenfolge der Prozessschritte. Da eine Abfolge der Schritte jedoch nicht festgelegt und standardisiert wurde, können hier Probleme auftreten, wenn Arbeiten in einer anderen, spontan gewählten Abfolge ausgeführt werden. Ebenso kann der Fall eintreten, dass ein Werkzeug am Anfang einer Fertigungsstrecke platziert wird, jedoch auch regelmäßig am Ende dieser Strecke benötigt wird. Hier ist eventuell ein zweites Werkzeug anzuschaffen, was zusätzliche Kosten verursacht, die es zu begründen gilt.

Als neuer Mitarbeiter ohne praktische Berufserfahrung ist eine offene und regelmäßige Kommunikation entscheidend. Da zunächst zusätzlicher Zeitaufwand zur Entwicklung des neuen Konzeptes notwendig ist, wird sich eine Zeiteinsparung nicht unmittelbar bemerkbar machen. Daher sollten gewonnene Erfolge aktiv aufgezeigt werden. Zudem wurden die bisherigen Verfahren aufgrund des kooperativen Führungsstils von den Kollegen erarbeitet, wobei hier der Eindruck bei eben diesen entstehen kann, dass diese in Frage gestellt werden, was ein Entgegenwirken gegen neue Maßnahmen verstärkt. Auch wird hier in den bisher “gut” laufenden Prozess eingegriffen und dieser Langfristig verändert. Es ist wichtig auf jede Anregung der Kollegen einzugehen und zu versuchen diese im neuen Ablauf zu berücksichtigen.

Widerstand beim Aussortieren unnötiger Dinge

Gerade im Sondermaschinenbau kommt es dazu, das unterschiedliche Werkzeuge/Hilfsmittel benötigt werden. Gerade zu Geräten, welche in früheren Zeiten einen großen Beitrag zu täglicher Arbeit geliefert haben, besteht eine große Hemmschwelle, sich von diesen Maschinen zu trennen. Es wird stets auf die noch immer guten Basisfunktionen verwiesen, obwohl schon besseres/präziseres/schnelleres Werkzeug verfügbar ist. Es wird häufig an Werkzeugen festgehalten, für die auch keine Notwendigkeit mehr besteht, da aber Funktionalitäten unter Umständen wieder benötigt werden könnten. Um diesen Hemmnissen entgegenzuwirken, sollte man deutlich kommunizieren, wenn wieder ein Bedarf für diese Gerätschaften besteht, ist es eine Selbstverständlichkeit, diese wieder anzuschaffen.

Widerstände gegen 5S-Einführung

Wie mein Vorredner Herr Ozimek schon angeschnitten hat, sollte der Lean-Management Ansatz nicht nur auf die Produktion angewendet werden, sondern auch in der Verwaltung eingesetzt werden. Trotz des enormen Potenzials, die Optimierung aller administrativer Tätigkeiten einer Organisation voranzubringen, ist die Forschung der Lean-Management-Prinzipien in diesem Kontext noch sehr jung. In diesem Zusammenhang möchte ich mich vor allem auf die Barrieren der Implementierung der 5S-Methode in diesem Bereich konzentrieren, da die Produktionsabteilung schon ausführlich diskutiert wurde. [1]

Obwohl das genannte Sondermaschinenbau natürlich stark produktionsabhängig ist und hierbei durch Einführung der 5S-Methode viel Verbesserungspotenzial besteht, darf das Potenzial in der Verwaltung auch nicht unterschätzt werden. Verschiedene Studien weisen auf einen Verschwendungsanteil von rund einem Drittel der Arbeitszeit in administrativen Prozessen hin [1; pp. 35].

Für die Umsetzung des Lean-Gedankens die 5S-Methode als ersten Baustein zu wählen, ist eine gut durchdachte Idee, da dieses Prinzip eine einfach verständliche, aber trotzdem extrem wichtige Grundlage zum Aufbau einer Lean-Organisation darstellt. [2] Trotzdem kommt es unweigerlich zu Widerständen der Mitarbeiter. Barrieren im Voraus einer solchen Implementierung sind sehr ähnlich zu jeder größeren Veränderung in Umfeld eines Menschen, da sie auf grundlegenden menschlichen Verhaltensweisen beruhen. Gewohnte Strukturen geben Sicherheit in der Gegenwart, aber auch für die ungewisse Zukunft. Wird jedoch eine Veränderung angekündigt, droht dieses beruhigende Gefühl der Sicherheit zu verschwinden. Unweigerlich entstehen bei den Mitarbeitern Ängste wie mögliche Entlassungen oder direkte Eingriffe in die persönliche Arbeit, die als Blockadehaltung gegenüber Veränderungen wirken. Deshalb ist es essenziell, dass die Führung frühzeitig tiefgehendes Verständnis für die Maßnahmen schafft und dadurch die Ängste der Mitarbeiter abgebaut werden können. [1]

Dabei müssen die Führungskräfte nicht nur selbst bereit sein, die Umstellung zu akzeptieren und aktiv mitzutragen, sondern von ihr auch vollkommen überzeugt sein, denn sie übernehmen eine Vorbildfunktion. Steht die Führung nicht geschlossen hinter einer Veränderung, ist es nahezu unmöglich die restlichen Mitarbeiter dafür zu gewinnen. Sind jedoch beide Ebenen engagiert den Wandel voranzutreiben, ist einer der wichtigsten Faktoren bei der Implementierung eines Optimierungsansatzes gegeben.[1]

[1] Schüpbach, Fabian, and Burda, Daniel. “Lean-Administration – Erfolgsfaktoren und Barrieren bei der Implementierung in Schweizer Organisationen.” In Strategische Organisation, edited by Kim Oliver Tokarski, Jochen Schellinger and Philipp Berchtold. pp. 31-58 Wiesbaden: Springer Fachmedien Wiesbaden, 2018.

[2] Ilg, Nicole. „Das 5S-Audit – Selbstauditierung der Gruppen“ In: „Erfolgreiche Gruppenarbeit: Konzepte, Instrumente, Erfahrungen“, edited by Jöns, pp. 233-244 Gabler Verlag, Wiesbaden

Widerstände gegen 5S-Einführung

Die 5S Methode steht für die Eliminierung von Verschwendung am Arbeitsplatz durch Ordnung und Sauberkeit. Eigentlich etwas das sich doch gut und wünschenswert anhört. Dennoch stößt solch ein Veränderungsprozess oft auf erhebliche Widerstände, sowohl seitens der Mitarbeiter als auch der Führungskräfte. In diesem Forum wird der Aspekt des Widerstandes, der seitens der Mitarbeiter kommen könnte betrachtet. Auch wenn die Grundlagen einfach erscheinen, scheitern sie dennoch an der richtigen Umsetzung. Unzufriedenheit könnte sich durch langsamere Bearbeitungszeiten mit häufigen Unterbrechungen zeigen, fehlende Bereitschaft an organisatorischen Entscheidungen mitzugestalten oder ständige Grundsatzdiskussionen. Zu erwarten wären solche Widerstände gegen Veränderung vermutlich bei Abteilungen, bei denen die Mitarbeiter schon lange dabei sind und Veränderungen als einen Mehraufwand oder gar als Arbeitsplatzverlust ansehen. Für eine erfolgreiche Umsetzung von Verbesserungsprozessen, wie die 5S Methode sollte auf den Widerstand gehört und überlegt werden wie dem Mitarbeitern die Angst oder die Sorgen genommen werden könnte. Sind die Sorgen berechtigt? Kann eine Alternative Lösung angeboten werden? Beispielsweise Prämien für die Gestaltung und Umsetzung der 5S Methode. Die Mitarbeiter sollen an dem Veränderungsprozess mitgestalten und ihn nicht vorgeschrieben bekommen, die Firma hat einen kooperativen Führungsstil, der die perfekte Voraussetzung dazu bietet die Mitarbeiter bei den Entscheidungen miteinzubeziehen.