Prozess- und Changemanagement (PCM)

Lerneinheit 10 - Forum B

Prozess- und Changemanagement (PCM)

Lerneinheit 10 - Forum B

Das Modul "Prozess- und Changemanagement wird im SS 2022 nicht durchgeführt sondern voraussichtlich erst wieder im WS 2022/23 angeboten. Die vorliegenden Seiten zeigen die ursprüngliche Planung des Moduls für das laufende Sommersemester 2022.

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Frage in diesem Forum:

Unterstützung der Geschäftsführung

Sie sind kurz nach Ende des Studiums in einem Sondermaschinenbau-Unternehmen mit etwa 120 Mitarbeitern tätig. Das Unternehmen ist technisch sehr innovativ und hat einen kooperativen Führungsstil. Prozessmanagement wird bisher aber überhaupt nicht eingesetzt - weder Lean Management noch Six Sigma. Zur Verminderung von Verschwendungen möchte Sie die 5S-Methode (vgl. Lerneinheit 2) im Unternehmen propagieren.

Aus dem Studium wissen Sie, dass ein wichtiger Erfolgsfaktor solcher Veränderungen die Unterstützung durch die Geschäftsführung ist. Diskutieren Sie, mit welchen Argumenten Sie die Unterstützung der Geschäftsleitung gewinnen oder erhöhen könnten.

Diskussionsbeiträge

Siegfried Seibert am 29.01.2021 19:30 Uhr

Einladung zur Beteiligung

Bitte beteiligen Sie sich an der Beantwortung der Frage und posten während der Laufzeit vom Mittwoch 10.02.2021, 12:00 Uhr bis zum Mittwoch 17.02.2021, 16:00 Uhr einen Beitrag.

In allen Beiträgen werden Vorteile von 5S als Argumente zur Überzeugung der Geschäftsführung aufgeführt. Diese Punkte sind auch alle zutreffend und werden auch verständlich aufgeführt. Das triff aber nicht den eigentlichen Kern der Diskussionsfrage: Leider setzen sich nur sehr wenige Beiträge damit auseinander, welche Argumente bei der Geschäftsführung eine besonders hohe Überzeugungskraft haben und in welcher Form und zu welchem Zeitpunkt diese übergebracht werden sollten.

Fabio Hinz am 10.02.2021 15:14 Uhr

5S-Einführung: Argumente für Geschäftsleitung

Da ich als Berufseinsteiger wenig mit gemachten Erfahrungen glänzen könnte, würde ich meine Argumente möglichst faktenbasiert halten. Es gibt wissenschaftliche Belege dafür, dass die Unterstützung des Top-Management sich zu 92% positiv auf den Erfolgsfaktor von Veränderungsprozessen auswirkt (IBM Global Change Study 2008). Die 5S-Methode ist Bestandteil von Total Productive Maintenance (TPM), wonach weltweit Top-Unternehmen produzieren, wie z.B. Toyota oder Porsche. Durch die Einführung dieser Methode ergeben sich gleich mehrere Vorteile für das Unternehmen. Mit Hilfe von 5S schaffen sich Unternehmen eine langfristige Unternehmenskultur und Ordnung, die Prozesse werden stabilisiert und die Arbeitsplatzsicherheit wird erhöht. Ein weiterer Pluspunkt ist, dass das System auf kontinuierliche Verbesserung abzielt, was dem Unternehmen vor allem langfristig weiterhilft. Und der Aufwand zur Umsetzung ist vergleichsweiße sehr niedrig. Außerdem bietet die 5S-Methode eine gute Grundlage um weitere Qualitätsverbesserungsmaßnahmen im Unternehmen zu integrieren, wie die Einführung eines vollwertigen TPM-Systems. Zu guter Letzt beruht diese Methode darauf, dass sich die Mitarbeiter selbst organisieren, was die Geschäftsleitung im Bereich Qualität entlasten wird. Die Mitarbeiter werden also voll in den Veränderungsprozess eingebunden, was ein weiterer großer Erfolgsfaktor darstellt (ein weiterer „weicher“ Faktor). Falls die Geschäftsführung bereits mitbekommen hat, dass ich von Kollegen für die Idee kritisiert werde, würde ich erklären, dass Widerstände zu jedem Change-Prozess gehören. Menschen sind ihre Gewohnheiten wichtig und wissen in dem Fall noch nicht, dass die Methode ihre Arbeit erleichtern würde.

Quelle: Kammüller, M. (2003): Das Unternehmen als innovatives Gesamtkunstwerk

Philipp Reiling am 10.02.2021 15:39 Uhr

Überzeugung der Geschäftsleitung

Bei einer Einführung solcher Veränderungen spielt vor allem die Phase des Auftauens („Unfreezing“) eine übergeordneter Rolle. Innerhalb der Geschäftsführung muss die Bereitschaft für das Durchführen solcher Veränderungen erzeugt werden. Dazu ist es wichtig, die erkannten Probleme, hier das vermehrte Auftreten von Verschwendungen, auflaufen zu lassen und eine Eskalation dieser Krisen herbeizuführen. Dadurch soll verdeutlich werden, wie sich die Probleme auch negativ auf das gesamte Unternehmen auswirken. Essenziell ist also, dass ein Bewusstsein über die existierenden Probleme und deren Folgen bei der Geschäftsleitung entsteht. Zusätzlich sollten Visionen, d. h. konkrete Lösungsstrategien wie die 5S-Methode zur Behebung der Probleme entwickelt und mit der Führungsebene kommuniziert werden. Durch Gespräche mit der Geschäftsführung können Promotoren oder Befürworter für die eigenen Lösungsstrategien identifiziert werden. Mit der Unterstützung dieser Führungskräfte sollte die nächste Phase des Veränderns („Moving“) eingeleitet werden. Es sollten erste Pilotprojekte, bspw. die Einführung der 5S-Methode in Teilbereiche des Unternehmens, umgesetzt werden, die ein schnelles Erfolgspotential versprechen. Tritt der Erfolg dieser Projekte ein, kann durch internes Projektmarketing die Überzeugung von weiteren Führungskräften herbeigeführt werden.

Sebastian Weber am 11.02.2021 19:38 Uhr

Unterstützung durch die Geschäftsführung gewinnen

Um die Unterstützung der Geschäftsführung (GF) bei der Einführung der 5s-Methode zu gewinnen bzw. zu erhöhen würde ich zuerst versuchen einige Vorteile aufzuzeigen, die sich zukünftig daraus für das innovative Unternehmen (UN) ergeben, wenn sämtliche Mitarbeiter aktiv an der Erhaltung eines sauberen Arbeitsplatzes mitwirken. Dabei würde ich mich zunächst, als Beispiel, auf die Produktionsumgebung und deren -mitarbeiter beziehen, da meiner Einschätzung nach, bei oben beschriebenen mittelständischen Sondermaschinenbau-UN verhältnismäßig viele Mitarbeiter in der Produktion tätig sein werden.

Von einem ordentlichen und sauberen Arbeitsplatz durch die Verinnerlichung der „5s“ (sortieren, systematisieren, Sauberkeit, standardisieren und Selbstdisziplin) profitiert langfristig der gesamte Produktionsprozess und dadurch schließlich das gesamte UN.

Eine nach der 5s-Methode ausgerichtete Arbeitsumgebung im Produktionsbereich, an den einzelnen Fertigungsstationen, bewirkt langfristig eine Reduzierung von Instandhaltungsmaßnahmen, Maschinenstillständen und Arbeitsunfällen. Somit werden die Fertigungslinien unterbrechungs- sowie störungsfreier laufen, sodass dadurch die Produktivität erhöht wird.

Beispielhaft würde ich als weiteres Überzeugungsargument bei der GF den Punkt der Standardisierung hervorheben. Meiner Überlegung nach, sind nämlich die Herstellung von hochwertigen, haltbaren und kundenzufriedenstellenden Sondermaschinenbauteilen bzw. Produkten für ein Sondermaschinenbau-UN von wesentlicher Bedeutung. Durch das Aufstellen von Arbeitsstandards durch die 5s-Methode in der Produktion wird der Produktionsprozess rationalisiert und ein konstanteres und höheres Qualitätsniveau erreicht.

(vergleiche dazu „Link“ zu „Toyota Material Handling Deutschland“-Video auf Folie 6 sowie Folien 22 und 28 in Lerneinheit 02)

Jacqueline Dexheimer am 13.02.2021 13:51 Uhr

Wie man es schafft, die Geschäftsleitung von der 5S Methode zu überzeugen

Die 5S Methode hat bei einem mittelständischem Unternehmen, wie es das Sondermaschinenbau Unternehmen mit ihren 120 Mitarbeitern darstellt, sehr großes Potenzial. Doch mit welchen Argumenten lässt sich die Unterstützung der Geschäftsleitung gewinnen?

Nun zunächst einmal ist hervorzuheben, dass die 5S Methode zu mehr als nur Sauberkeit und Ordnung führt. Wie meine Vorredner bereits erwähnten, führt es auch zur Reduzierung von Instandhaltungsmaßnahmen, Reduzierung von Arbeitsunfällen und insgesamt zu einer höheren Qualität. Wenn alle überflüssigen Gegenstände entfernt werden und alles einen zugewiesenen Platz hat, wird zudem die Nutzung der Arbeitsfläche verbessert. Beispielsweise machte sich Hewlett-Packard die 5S-Methode zunutze, um ihre Lagerräume zu optimieren. Durch die neue Ordnung lassen sich die Teile zügiger finden und das hat erhebliche Auswirkungen auf die Effizienz. [1]

In der Regel sind nach der Einführung von 5S sind Produktivitätssteigerungen von 20% bis 30% zu erwarten. Da sich dieses Prinzip schnell und einfach umsetzen lässt und dadurch sichtbare Erfolge erzielt werden können, kann die 5S Methode auch der Beginn für viele weitere Verbesserungen in dem Unternehmen sein [2].

Das heißt, dass mit der erfolgreichen Implementierung der Methode das Sondermaschinenbau Unternehmen in Zukunft noch weitere Verbesserungsprojekte anstreben und dadurch letztlich auch ihre Wettbewerbsfähigkeit steigern kann.

[1] https://kanbanize.com/de/lean-management-de/wert-verschwendung/was-sind-die-5s-in-lean [2] https://qc-up.de/leistungsangebot/qm-werkzeuge-und-lean-werkzeuge/5s-mehr-als-sauberkeit-und-ordnung/

Sehr gut: In diesem Beitrag werden zwei Aspekte betont, die für die Geschäftsführung besonders wichtig sind: Die erwartbaren Produktivitätszuwächse sowie der Verweis auf positive Erfahrungen aus anderen Unternehmen.

Gurvinder Singh Putwalia am 16.02.2021 16:30 Uhr

Verbesserungsvorschlag an die Geschäftsführung

Aus meinem Studium konnte ich einige wichtige Methoden zur Verbesserung der Produktivität sowie des Geschäftsprozesses erlangen. In einem Sondermaschinenbau Unternehmen sind verhältnismäßig viele Mitarbeiter in der Produktion tätig. Ohne eine Richtlinie bzw. Vorgabe führt in den meisten Fällen zu chaotischen Produktionshalle. Aus diesem Grund möchte ich zur Verminderung von Verschwendungen die 5S-Methode kurz erläutern. Das Hauptziel der 5S-Methode besteht darin, den Prozess zu optimieren. Daher bitte ich um Ihre (Geschäftsführung) Aufmerksamkeit und hoffe auf Ihre Unterstützung.

In der Produktionshalle führen eingefahrene Prozesse und Abläufe zu Arbeitsplatzblindheit. Chaotisch angeordnete Arbeitsutensilien und Material sind in der Produktionshalle häufig zu finden. Unordnung führt zu unnötigen Suchzeiten, Wegezeiten und Wartezeiten, die mit höheren Kosten verbunden sind. Die 5S-Methode bildet die Basis der Prozessoptimierung. Durch schnelle Erfolge und geringe Kosten lassen sich Mitarbeiter schnell motivieren, die zu einer Veränderung der Einstellungen, Denk- und Verhaltensweisen führen. (1)

Die 5S-Methode (Sortieren, Systematisieren, Sauberkeit, Standardisieren, Selbstdisziplin) ist ein strategisches Konzept, das auf Basis der Kaizen-Philosophie aufbaut. „5S“ ist geprägt durch konsequente Standardisierung und disziplinierte Einhaltung des Standards. Die 5S-Methode ist das Arbeiten ohne Verschwendung, die Entwicklung disziplinierter Arbeitsgewohnheiten und Grundlage für die messbare Steigerung von Produktivität und Wertschöpfung. (2)

Folgende Vorteile sind nach der Einführung der 5S-Methode möglich: - Verschwendungen werden erkannt und können eliminiert werden - Ergonomischer und Unfallsicherer Arbeitsplatz - Produktivität wird erhöht - Kürzere Einarbeitungszeiten - Vorbereitungs- und Rüstzeiten werden verringert - Die Qualität der Arbeit und Produkt wird erhöht - Reklamationen werden verringert -> das Vertrauen des Kunden wird erhöht (3)

(1) AWF-Arbeitsgemeinschaft: „Produzieren wie Toyota!?“ S.2 (2) AWF-Arbeitsgemeinschaft: „Produzieren wie Toyota!?“ S.4 (3) AWF-Arbeitsgemeinschaft: „Produzieren wie Toyota!?“ S.7

David Franziskus Leick am 17.02.2021 02:09 Uhr

Unterstützung der Geschäftsführung für die Einführung der 5S-Methode gewinnen

Um die Unterstützung der Geschäftsführung zu gewinnen ist es in meinen Augen wichtig zunächst zu erfahren weshalb Lean Management und Six Sigma im Unternehmen noch nicht eingeführt wurden. Gab es bereits einen Versuch der gescheitert ist oder kennt die Geschäftsführung diese Methoden nicht? Sollte ein bereits gescheiterter Versuch der Einführung existieren ist es sicherlich am wichtigsten die Punkte herauszuarbeiten weshalb dort gescheitert wurde und mit der Geschäftsführung im Anschluss zu besprechen wie die 5S-Methode nachhaltig und funktionierend eingeführt werden kann ohne dass derartige Fehler entstehen. Gab es noch keinen Kontaktpunkt so ist es sinnvoll der Geschäftsführung zunächst die 5S-Methode näher zu bringen. Die 5S-Methode erklärt man am besten an einem Beispielarbeitsplatz im Unternehmen der genau das Gegenteil der 5S verkörpert. Durch dieses Beispiel mit großer Differenz zwischen Ist und Soll wird die Notwendigkeit einer Veränderung akuter. Um dann eine Vorstellung zu vermitteln wie die Einführung im gesamten Unternehmen ablaufen kann ergibt es Sinn anschließend anhand der Einführungen von 5S in einem Unternehmen aus einem ähnlichen Unternehmenssektor zu zeigen, welche realistischen Potentiale in der Eliminierung von Verschwendung existieren und welche Einsparungen dadurch möglich sind. Dies erzeugt zudem auch nochmals einen Konkurrenzzwang da die Geschäftsführung sieht wie erfolgreich andere Unternehmen mit Anwendung der 5S-Methode sind.

Lennart Rüthers am 17.02.2021 11:35 Uhr

Geschäftsführung mit der richtigen Herangehensweise überzeugen

Es wurden viele Argumente von meinen Kommilitonen aufgezählt, wie man den Geschäftsführer von der 5S-Methode überzeugen kann. Ich versuche das auf eine etwas andere Art und Weise anzugehen.

Das Ziel ist es den Geschäftsführer von der 5S-Methode zu überzeugen. Dabei kann man viele Fehler machen. Ganz allgemein gesagt, man muss nicht nur die Idee, sondern auch sich selbst gut verkaufen. Den Geschäftsführer von seiner Idee zu überzeugen, ist sehr schwierig und hinzukommt, dass man in seinen Augen noch ein Neuling ist mit sehr wenig Berufserfahrung. Daher sollte man auf gewisses Ding achten.

Das Timing muss stimmen. Falls man sich in einem Meeting mit dem Geschäftsführer und weiteren Führungspositionen befindet, sollte man erstmal den anderen zuhören und richtet dann im späteren Verlauf den Vorschlag der 5S-Methode direkt an den Geschäftsführer. Besonders Meetings, die männerdominiert stattfinden, sind hierarchisch veranlagt. Daher wollen alle Führungspositionen sich etablieren und neue Ideen werden schnell kritisiert und abgeblockt. (1)

Ich würde bei meiner Argumentation ein faktenbasiertes Storytelling betreiben. Zum einen sollten meine Fakten fehlerfrei und leicht nachvollziehbar sein und ich möchte den Geschäftsführer auf einer emotionalen Ebene an meine Idee binden. Zum anderen überlege ich mir welchen Argumenten gegen die 5S-Methode vorgebracht werden könnten, damit ich auch dafür eine Lösung bereit habe. (2)

Aus einer Studie des Fraunhofer-Instituts geht hervor, dass 27% der täglichen Arbeitszeit verschwendet werden. Das geht allein auf einen unorganisierten Arbeitsplatz zurück. (3) Als ich vor ein paar Jahren in der Montage von einem großen Unternehmen gearbeitet habe, habe ich mitbekommen, dass dort mit sehr abgenutzten Werkzeugen gearbeitet wurde. Außerdem hatte kein Werkzeug einen festen Platz. Nachdem dort die 5S-Methode eingeführt wurde, hat sich rausgestellt, dass ca. 70% der Werkzeuge überflüssig waren. Die ausgesonderten Werkzeuge waren so abgenutzt, dass die Mitarbeiter sie nicht einmal geschenkt für den eigenen Haushalt verwenden wollten.

1. https://arbeitgeber.careerbuilder.de/blog/neu-im-chefsessel-die-geschaeftsleitung-von-ideen-uerberzeugen 2. https://www.zeit.de/karriere/beruf/2013-05/chefsache-ideen-vorstellen-ueberzeugen?utm_referrer=https%3A%2F %2Fwww.google.com%2F 3. https://karrierebibel.de/5s-methode/#Ziele-und-Vorteile-der-5S-Methode

Der Blickwinkel dieses Beitrags (Wie kann ich die GF überzeugen? Welche Fehler kann ich dabei machen) ist sehr gut und wird in keime der anderen Beiträge in dieser Art aufgezeigt.

Philip Thuy am 17.02.2021 15:59 Uhr

Argumente für die Geschäftsführung zur Unterstützung der Einführung der 5S Methode

Die Implementierung von Lean ist ein ganzheitliches Modell, daher ist es nicht ausreichend, wenn nur ein paar Arbeitsplätze und Abläufe umstrukturiert werden. Sondern es muss ein Umdenken in den Köpfen aller Mitarbeiter stattfinden. Da die Führungskräfte eine Vorbildfunktion besitzen, gelingt die Umsetzung nur, wenn diese dahinter stehen. Nur so können Mitarbeiter von dem Nutzen und Vorteilen überzeugt werden. Dementsprechend ist es wichtig, dass die Führungsebenen hinter dieser Entscheidung stehen.

Die größten Auswirkungen durch das initiieren der 5S Methode ist die Reduzierung der Verschwendung. Durch konsequentes Sortieren und Systematisieren werden die Verschwendungsarten Bewegung, Transport und Wartung am stärksten positiv beeinflusst. [1]

Diese drastische Reduzierung der Verschwendungen führt unter Anderem zu schnelleren Durchlaufzeiten. Denn durch Ordnung und Systematik muss der Arbeitsprozess nicht ständig unterbrochen werden, indem beispielweise Werkzeuge fehlen oder nicht direkt griffbereit sind. Folglich wird die Verfügbarkeit der Anlagen ebenfalls optimiert. Auch die Nutzung von Betriebsflächen wird verbessert, da durch Aussortieren nicht benötigter Sachen, freier Raum entsteht, der sinnvoll genutzt werden kann.[2] Des Weitern lässt sich das Fehlerpotential im Prozess sowie der Produkte verringern. Daraus folgt höhere Kundenzufriedenheit und letztlich mehr Ertrag.[1]

Die Motivation der Mitarbeiter kann ebenfalls ein Resultat von der Einführung der 5S Methode sein. Durch Säubern des Arbeitsplatzes und Ordnung der Arbeitsmaterialien wird einerseits das Unfallrisiko vermindert und die Sicherheit am Arbeitsplatz erhöht. So fühlen sich Mitarbeiter in einer sauberen, ordentlichen Arbeitsumgebung entsprechend deutlich wohler, wodurch andererseits die Mitarbeiterzufriedenheit und folglich die Leistungsfähigkeit steigt. Des Weiteren kann durch diese Optimierung die Einarbeitungszeit neuer Mitarbeiter deutlich gesenkt werden.[1]

Bei der Einführung dieser Methode entsteht anfangs zwar ein höherer Aufwand, bis die Verbesserungsmaßnahmen umgesetzt und neue Ablaufstrukturen der Mitarbeiter nachhaltig verankert sind. Dennoch überwiegen die Vorteile für die Einführung der 5S Methode. Denn zusammengefasst lassen sich die Verschwendungen deutlich reduzieren, die Wortschöpfung sowie die Arbeitssicherheit und die damit verbundene Motivation und Leistungssteigerung der Mitarbeiter steigern. Es entsteht eine höhere Kundenzufriedenheit und mehr Umsatz. [3]

[1] https://www.sixsigmablackbelt.de/5s-methode/

[2] https://www.weka.de/qualitaetsmanagement/5s-methode-einfuehren/

[3] https://www.impulse.de/management/unternehmensfuehrung/5s-methode/4254029.html